Ochrana osobných údajov.

Prevádzkovateľ

zedis s. r. o., Karpatské námestie 7770/10A, 831 06 Bratislava, Slovenská republika, IČO 57592675. Zapísaná v Obchodnom registri Mestského súdu Bratislava III, oddiel Sro, vložka č. 199009/B. Kontakt pre ochranu údajov: adam@zedis.sk.

zedis nemá ustanovenú zodpovednú osobu podľa GDPR. Ak sa rozsah alebo povaha spracúvania zmení tak, že bude potrebná, túto stránku aktualizujeme.

Údaje, účely a právne základy

• Účet a organizácia: e-mail, meno, organizácia, IČO, DIČ, IČ DPH, sídlo, IBAN, rola v organizácii. Účel: vytvorenie účtu, prístup do služby, fakturačné a firemné nastavenia. Právny základ: plnenie zmluvy.
• Účtovné a obchodné dáta: vystavené faktúry, prijaté faktúry, výdavky, doklady, bankové transakcie, klienti, dodávatelia, projekty, exporty pre účtovníka. Účel: poskytovanie účtovnej pracovnej plochy. Právny základ: plnenie zmluvy, pri zákonom vyžadovanom uchovávaní aj právna povinnosť.
• Bezpečnosť a prevádzka: IP adresa, user-agent, čas prihlásenia, technické logy, chybové udalosti bez úmyselného obsahu dokladov. Účel: bezpečnosť, audit prístupov, prevencia zneužitia, stabilita služby. Právny základ: oprávnený záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR na bezpečnej a stabilnej prevádzke a ochrane pred zneužitím. Tento záujem sme posúdili oproti tvojim právam a zároveň máš právo namietať podľa čl. 21 GDPR.
• Komunikácia: e-mailové adresy a obsah správ, ktoré nám pošleš alebo ktoré odošleš zo služby. Účel: prihlasovanie, podpora, posielanie faktúr a exportov. Právny základ: plnenie zmluvy alebo oprávnený záujem vybaviť požiadavku.
• Analytika webu: návštevy verejných stránok zedis.sk cez analytický nástroj na meranie návštevnosti webu. Účel: zlepšovanie obsahu, navigácie a SEO. Právny základ: súhlas. Analytika sa nenačíta pred súhlasom.

Kde sú tvoje dáta

Databázu, prihlasovanie a uložené súbory uchovávame v cloudovej infraštruktúre umiestnenej v Európskej únii. Pri vybraných službách, najmä pri automatickom čítaní dokladov, odosielaní a prijme e-mailov, monitoringu stability a analytike návštevnosti, dochádza v nevyhnutnom rozsahu k prenosu údajov do USA.

Pri prenose do USA sa opierame o rozhodnutie Európskej komisie o primeranosti pre rámec EU-US Data Privacy Framework, ak je daný poskytovateľ certifikovaný, inak o štandardné zmluvné doložky Európskej komisie podľa čl. 46 ods. 2 písm. c) GDPR. Kópiu uplatnených záruk ti na požiadanie poskytneme na adrese adam@zedis.sk. Údaje vždy spracúvame len v rozsahu potrebnom na fungovanie služby.

Komu sa údaje sprístupňujú

Osobné údaje sprístupňujeme len starostlivo vybraným sprostredkovateľom, ktorí ich spracúvajú výhradne podľa našich pokynov a na základe zmluvy o spracúvaní osobných údajov. Uvádzame ich podľa kategórií v súlade s čl. 13 ods. 1 písm. e) GDPR.

• Poskytovateľ cloudovej databázy, autentifikácie a úložiska súborov v EÚ.
• Poskytovateľ odosielania transakčných a prihlasovacích e-mailov, napríklad kódov, faktúr a exportov.
• Poskytovateľ príjmu a spracovania e-mailov posielaných do služby, napríklad dokladov preposlaných do schránky, ak túto funkciu používaš.
• Poskytovateľ AI služby na automatický návrh extrakcie údajov z dokladov vrátane OCR a automatického čítania PDF súborov a fotografií dokladov, len ak je táto funkcia použitá. Extrahované osobné údaje (mená, IČO, IBAN) sú po úspešnom uložení do záznamu faktúry alebo výdavku z prechodného úložiska vymazané · čl. 5 ods. 1 písm. c) GDPR.
• Poskytovateľ monitoringu chýb a stability služby, ak je v produkčnom prostredí zapnutý.
• Poskytovateľ analytiky návštevnosti verejného webu, len po analytickom súhlase.
• Osoby určené používateľom, napríklad účtovník, ktorému zo služby pošleš export alebo faktúru.

Pri údajoch o tvojich klientoch a dodávateľoch, ktoré do služby vložíš, si prevádzkovateľom ty a zedis vystupuje ako sprostredkovateľ podľa čl. 28 GDPR. Podmienky sprostredkovania sú súčasťou podmienok používania.

Údaje nepredávame, neprenajímame a neposkytujeme reklamným sieťam. Doklady a účtovné dáta nepoužívame na trénovanie verejných AI modelov.

Doba uchovávania

• Účet a pracovné dáta uchovávame počas používania služby.
• Po zrušení účtu dáta vymažeme alebo anonymizujeme do 30 dní, okrem údajov, ktoré musia zostať uchované pre zákonné povinnosti alebo ochranu právnych nárokov.
• Účtovné doklady a záznamy podliehajú uchovaniu 10 rokov podľa §35 ods. 3 zákona č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve; faktúry uchovávame aj v rozsahu §76 zákona č. 222/2004 Z.z. o DPH.
• Bezpečnostné a e-mailové logy uchovávame primerane, najviac 12 mesiacov.
• Analytické cookies majú životnosť najviac 2 roky. Súhlas vieš kedykoľvek zmeniť na stránke Cookies.

Tvoje práva

• Právo na prístup k údajom.
• Právo na opravu nepresných údajov.
• Právo na vymazanie, ak už údaje nepotrebujeme alebo neexistuje zákonný dôvod na ich ďalšie uchovanie.
• Právo na obmedzenie spracúvania.
• Právo na prenosnosť údajov, najmä export účtu a účtovných dát.
• Právo namietať proti spracúvaniu na základe oprávneného záujmu.
• Právo kedykoľvek odvolať súhlas s analytikou.
• Právo podať sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov SR (Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27).

Žiadosť pošli na adam@zedis.sk. Odpovieme bez zbytočného odkladu, najneskôr do 1 mesiaca.

Automatizované rozhodovanie

Nepoužívame profilovanie ani automatizované rozhodovanie s právnymi alebo obdobne významnými účinkami. AI funkcie slúžia na návrh extrakcie údajov z dokladov, výsledok má používateľ skontrolovať. AI služba spracúva len doklad, ktorý jej pošleš na prečítanie, výsledok navrhne a ty ho potvrdíš. Vstupy nepoužívame ani neposkytujeme na trénovanie verejných AI modelov.

Cookies

Detailný prehľad cookies a nastavenie analytického súhlasu je na stránke Cookies. Nevyhnutné cookies fungujú vždy. Analytické cookies sa načítajú až po súhlase.

Bezpečnosť

• Prístup k dátam je oddelený podľa organizácie.
• Šifrované spojenie (HTTPS/TLS) aj šifrované úložisko dát.
• Prihlásenie cez e-mailový kód alebo heslo.
• Servisné kľúče sú iba na serveri, nie v klientskom kóde.
• Zálohovanie databázy a audit kritických zmien.

Zmeny

Pri podstatnej zmene spracúvania aktualizujeme túto stránku a primerane upozorníme používateľov e-mailom alebo v aplikácii.